Power BI Excel Dosyasından Veri Alma İşlemi (Get Data)

Bu yazımda, Power BI ‘ ya  Excel dosyasından nasıl veri çekilir (Power BI Excel Dosyasından Veri Alma İşlemi (Get Data)) ve bu çekilen veride ne gibi düzenlemeler yapılabilir konusuna yer yermek istedim.

Ayrıca Excel ‘den alınan verilerle oluşturulan ay bazında bir raporda ay sıralamalarının yanlış gelmesi (alfabetik olarak gelmesi – ilk olarak Ağustos ayının gelmesi) konusunu da senaryo içinde çözümlemiş olacağız.

Yazılarımda genel olarak yapmaya çalıştığım gibi daha iyi anlaşılması amacıyla ve sizlerin oluşturacağı raporlarda karşılaşabileceğiniz durumları göz önünde bulundurarak Excel‘ den veri alma işlemini yine bir senaryo ile anlatmaya çalışacağım.

Power BI Desktop Excel ‘den Veri Alma

Senaryo

Şöyle ki; bünyesinde satış temsilcileri barındıran ve bu satış temsilcilerinin yıllık satış hedeflerinin tutulduğu bir Excel dosyası olduğunu düşünelim. Bu Excel’ de tuttuğumuz satış hedeflerini, veri tabanında sakladığımız ve Power BI ‘ da raporladığımız gerçek satış verileri ile kıyaslayacak şekilde rapora ekleyerek, görsellerle destekleyerek yazımı tamamlamak düşüncesindeyim.

1. Alınacak Excel verilerinde dikkat edilmesi gereken en önemli hususlardan biri kullanılacak alanların ayrıntılı bir şekilde tanımlanmasıdır. Peki bu örnekte neden hem ay isimlerini (AY) hem de aylara ait sayıları (AY ID) bir arada kullandık ? Bu soruyu cevaplamayı bir süre erteleyip, örnek üzerinden anlatımıma devam ediyorum.

Aşağıdaki örneği incelerseniz Satış Temsilcilerinin Hedef Cirolarının ay bazında kırıldığını ve bu şekilde Satıcı kolonunun tekrarlayarak ayrıntılı hale getirildiğini görebilirsiniz. Sizde veri kümenizin içeriğine ve kullanacağınız alanlara göre dosyalarınızı dizayn etmelisiniz.

Satış Temsilcileri Satış Hedefleri Excel Dosyası

2. Power BI Desktop (Masaüstü) uygulamasında Get Data bölümünden Excel sekmesini seçiyoruz.

Power BI Excel Dosyasından Veri Alma İşlemi (Get Data Excel)

3. Daha sonra verisini Power BI ‘ da kullanacağınız Excel dosyasını seçip Aç butonuna basıyoruz.

Excel Dosyasının Seçilmesi Power BI Excel Dosyasından Veri Alma İşlemi (Get Data Excel)

4. Veri kümesini kullanacağımız Excel dosyasının içerisinde birden fazla sayfa bulunabilir. Bu sayfaların her biri Power BI ‘ ya tablo (table) olarak yüklenecektir. Bu sebepten ihtiyacımız olan sayfaları seçip Load butonuna tıklıyoruz.

Ayrıca bu bölümde veri kümenizin bir ön izlemesini de görebilir hatta Edit butonu ile Düzenleme (Edit Queries) ekranından çeşitli düzenlemeler yapabilirsiniz.

Navigator Ekranı / Power BI Excel Dosyasından Veri Alma İşlemi (Get Data Excel)

5.  Excel dosyası Sayfa2 isminde olarak  Power BI Desktop-Fields bölümüne yüklendi ve ismini Satış Temsilcisi Hedef olarak değiştirdim.

Görüldüğü gibi Excel’ deki kolon yapısının oluşturacağımız rapora göre belirli bir kırılımda (sınıflandırmada) olması çok önemlidir. Bu örnekte satış temsilcilerinin ay bazında satış hedeflerini listelemiş olduk. Artık Excel dosyasından almış olduğumuz veriler Power BI Desktop’ ta kullanılabilir, görsellere atanabilir durumdadır.

Power BI Desktop (Masaüstü) Fields Bölümü

Power BI ‘da Ay Sıralamaları Yanlış Geliyor Ne Yapmalıyım?

Genel olarak Power BI ‘da ay bazında yapılan raporlamalarda ayların sırasının alfabetik olarak geldiğini görebiliriz. Bu tür durumlarda ayların kendi sırasında nasıl gelebileceğini senaryonun devamından takip ederek öğrenebilirsiniz.

6. Aşağıdaki ekran görüntüsünde görmüş olduğunuz gibi Excel’ de yer alan verileri Power BI ‘ a aktarmış olduk.

Burada çerçeve içerisinde belirtmiş olduğum ay adlarının sıralamasına dikkat etmenizi istiyorum. Ay adları ay sıralamasına göre değil alfabeye göre sıralanmış. Şimdi bu sorunu nasıl düzeltebileceğimize bakalım. Yazımın başında sormuş olduğum sorunun cevabını aslında burada vermiş olacağız. Şöyle ki; Excel içerisinde içeriye aldığımız kolonlar içerisinde yer alan AY ID ‘ yi bu sorunun çözümünde kullanacağız.

Power BI Desktop Table Görseli / Power BI Excel Dosyasından Veri Alma İşlemi (Get Data Excel)

7. Power BI Desktop (Masaüstü) ekranında üzerinde işlem yapacağımız tablonun (Satış Temsilcileri Hedefler) ilgili alanının (AY) üzerine tıklıyoruz ve daha sonra üst menüde bulunan Modeling sekmesinden Sort by Column bölümüne tıklıyoruz. Açılan menüden AY ID kolonunu seçerek AY kolonundaki verilerin AY ID ‘ ye (1,2,3,4…) göre sıralanmasını sağlıyoruz.

Sort by Column / Power BI Excel Dosyasından Veri Alma İşlemi (Get Data Excel)

8. Görüldüğü gibi ayları kendi ay sıralamasında dizmiş ve Excel’ den gelen verileri doğru bir şekilde çekmiş ve bu veri kümesini Power BI ‘ da bir tablo görselinde görüntülemiş olduk.

Excel’ den Alınan Verilerin Power BI Table Görseline Aktarımı / Power BI Excel Dosyasından Veri Alma İşlemi (Get Data Excel)

Eğer SQL Server’ ı veri kaynağı olarak kullanmak istiyorsanız, Power BI SQL Server ‘dan Veri Çekme İşlemi (Get Data From SQL Server) başlıklı yazımı inceleyebilirsiniz.

Umarım sizin için faydalı bir yazı olmuştur. Görüşlerinizi, önerilerinizi ve sorularınızı yorum bölümüne yazabilirsiniz. Vakit buldukça cevaplamaya çalışacağım.

Görüşmek dileğiyle herkese iyi çalışmalar…